Reuniões regulares são cruciais

As reuniões são uma oportunidade para os membros do grupo desenvolverem e concretizarem as suas ideias, bem como para se manterem em contacto uns com os outros!

A tua primeira reunião permite que possíveis membros se conheçam e decidam se realmente querem envolver-se. A reunião pode começar com os participantes a apresentarem-se um por um. Depois disso, pode haver uma discussão breve sobre a causa e o objetivo do grupo. Incentiva todos a participarem, mas não tentes tomar decisões demais nessa reunião inicial.

Quando a tua equipa estiver criada e a reunir-se regularmente, as reuniões podem começar a servir para acionar medidas! É sempre uma boa ideia realizar reuniões em horários e lugares regulares para que as pessoas possam planear a sua participação.

Define metas para todas as reuniões e anota-as na tua ordem de trabalhos. A ordem de trabalhos é uma lista de aspetos que desejas cobrir e as decisões que desejas tomar.

Escolhe alguém para realizar ou liderar a reunião. Essa pessoa deve certificar-se de que todos podem expressar a sua voz, mas também deve manter a discussão focada e mudar o assunto caso o grupo esteja a demorar muito tempo a discutir detalhes.

Lembra-te de que também precisarás que alguém faça anotações sobre aquilo que é dito e decidido durante a reunião. Isto deve ser redigido e distribuído após a reunião.

Aqui está um exemplo de uma ordem de trabalhos abrangente que pode ser adaptada para as tuas reuniões:

Ordem de trabalhos da reunião do grupo Streetwise, 2 de dezembro de 2015, 17h00-18h00

Moderadora: Maria

Ordem de trabalhos:

• Apresentações. Boas vindas aos novos membros. Maria — 5 minutos.
• Atualização de ações/progressos/desenvolvimentos desde a última reunião e recapitulação da última reunião. Ngozi — 5 minutos.
• Brainstorming de ideias para atividades. Tamana — 20 minutos (Ver brainstorming).
• Convidar voluntários/nomeações para presidente do clube, secretário e tesoureiro para serem nomeados na próxima reunião. Ngozi — 10 minutos.
• Outras questões (perguntas ou temas para discussão pelos membros). Maria — 15 minutos.
• Confirmação da data e horário da próxima reunião.
• Lanches e bebidas ou apenas tempo para conversar!